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Sistema di gestione

1.Modello

Declina e comunica i principi a cui le Organizzazioni si ispirano. L’applicazione del Codice Etico è un mezzo efficace per prevenire comportamenti illeciti da parte di chi opera in nome e per conto dell’azienda, perché introduce una definizione chiara ed esplicita delle responsabilità etiche e sociali degli azionisti, dei dirigenti, quadri, dipendenti, e dei fornitori verso i diversi gruppi di portatori di interesse.

2.Indagini

Consente di gestire l'intero ciclo di gestione delle indagini dalla definizione del progetto, l'analisi fattibilità, l'assegnazione e gestione delle attività e la relativa responsabilità, l'upload della documentazione, la chiusura e il consuntivo. Consente di gestire Work Flow approvativi e informativi.

3.Attività sensibili

Applica l’aggiornamento normativo per l’individuazione e definizione delle attività aziendali a rischio di reato. Sistematizza e abilita un’analisi delle attività aziendali, dei processi di presa delle decisioni, nonché del sistema di controllo interno. Sulla base dell’analisi saranno individuati i soggetti, le attività e le categorie di operazioni per le quali esiste il rischio di commissione dei reati previsti dal Decreto. Consente l’analisi e valutazione delle procedure esistenti contenenti l’attività sensibile. Produce il Quadro Generale di Valutazione del rischio per ciascuna fattispecie di reato associandola al processo e al suo responsabile prima e dopo le misure di prevenzione adottate o da adottare. La Mappa dei Rischi di Reato rappresenta l’impegno del Vertice nella gestione e controllo delle Attività Sensibili.

4.Protocolli

Costruisce/aggiorna i Protocolli di prevenzione dei Reati.

5.Vigilanza OdV

Assicura la tracciatura e il reporting dell’intero processo di vigilanza. Definisce/aggiorna il Piano di Vigilanza, convoca e gestisce riunioni OdV. Supporta l’attività dell’Organismo di Vigilanza attraverso un flusso di informazioni e dati differenziato per la tipologia di attività sensibili e dei rischi-reati individuati. La Piattaforma consente un accesso ai membri dell’OdV esterni.

6.Riesame

Predisposizione consuntivo e preventivo, rapporto di riesame.

 

Integrazione

Flussi Integrati

Il Sistema di Gestione si completa attraverso i flussi procedurali di fianco illustrati. I flussi consentono l’integrazione con altri Sistemi di Gestione. Ad esempio nel flusso di Audit si possono gestire audit Ambiente, Salute e Sicurezza, Qualità, Energia etc.

Flusso Norme e Leggi per la gestione delle prescrizioni legali a cura di responsabili aziendali  

Consente di produrre il quadro normativo, la sistematizzazione delle prescrizioni contenute nei provvedimenti e valutare la conformità legislativa individuando modalità di verifica e controllo e responsabili.  Scadenzario normativo con invio delle notifiche di prescrizioni ai responsabili.

Flusso Gestione autorizzazioni 

Consente di gestire l'autorizzazione dall'individuazione, all'assegnazione di responsabilità. Crea il quadro autorizzativo, consente di gestire le relative attività e crea il registro delle autorizzazioni. Scadenzario con segnalazione di preavviso e registrazione dell'avvenuto assolvimento con upload della documentazione.

Altri processi

Gestione flusso di dati verso OdV

E’ possibile far dialogare le piattaforme o gli strumenti gestionali già esistenti nell’Ente/Azienda con KRCTM, in modo da avere un unico “centro di controllo” a disposizione delle attività di verifica dei Responsabili e dell’Organismo di Vigilanza.

Privacy

In KRCTM vengono identificate i trattamenti dei dati, le misure tecniche di prevenzione e i controlli, gli uffici preposti e gli incaricati dei trattamenti. Viene analizzato e valutato il Rischio (PIA), il Rischio residuo e le azioni di trattamento. Viene generata l’informativa, e il registro dei trattamenti. Viene gestito il diritto all’oblio.