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Sistema di gestione

1.Definizione contesto

Definisce la politica aziendale di Business Continuity, il campo di applicazione, aspettative delle parti interessate, ruoli, responsabilità e deleghe e competenze. Definisce inoltre i processi, sia propri sia in out sourcing, e le relative responsabilità.


2.Obiettivi

Consente di gestire l'intero ciclo di gestione degli obiettivi dalla definizione del programma, l'analisi fattibilità del singolo obiettivo, l'assegnazione e gestione delle attività, la frequenza e la relativa responsabilità, lo scadenzario con segnalazione di preavviso e allerta, l'upload della documentazione, la chiusura e il consuntivo, è input al Riesame. Consente di gestire Work Flow approvativi e informativi.


3.Controlli Operativi

Consente di gestire l'intero ciclo di gestione dall'individuazione, pianificazione e analisi e valutazione dei controlli in base alle procedura/istruzione operativa, l'assegnazione e gestione delle attività, la frequenza e la relativa responsabilità, lo scadenzario con segnalazione di preavviso e allerta, la registrazione dell'avvenuto assolvimento (registro), l'upload della documentazione, la chiusura e il consuntivo, l'input al Riesame.


4.Business Impact Analysis (BIA)

Definisce le priorità e i requisiti di business continuity, il processo di analisi delle attività e degli effetti che un'interruzione potrebbe avere su di esse e consente di stabilire le priorità per il recupero dei processi critici mediante la definizione del Maximum Tolerable Period of Disruption (MTPD). L'Analisi delle Minacce, invece, promuove la comprensione dei rischi relativi ai processi critici, delle loro dipendenze e delle potenziali conseguenze in caso di interruzione. Queste attività costituiscono la base su cui vengono definiti - in fase di progettazione - i Recovery Time Objective (RTO) e i Recovery Point Objective (RPO), e su cui vengono selezionate le strategie e le tattiche di continuità operativa e le misure di mitigazione delle minacce.


5.Business Continuity Plan

Definizione di ruoli e responsabilità, scopo, obiettivi, criteri di attivazione e procedure, comunicazione, tempistiche, procedure di test e simulazione casi di crisi, formalizzazione piano.


6.Investigazione Eventi Quasi-Eventi, Gestione NC

Consente la gestione dell'intero ciclo di gestione integrata eventi e nearmisses (HSEQ, Energia, Sicurezza Informazioni etc) dalla segnalazione e validazione, l'upload della documentazione, la gestione del trattamento immediato, la classificazione delle NC, l'analisi cause alla radice, la pianificazione e gestione AC/AP, la chiusura e il consuntivo, l'input al Riesame. Consente di gestire Work Flow approvativi e informativi.


7.Audit

Consente la gestione dell’intero processo di audit dalla definizione del programma annuale degli audit nei diversi ambiti, qualità, ambiente, salute e sicurezza, energia, etc., alla generazione dei singoli piani per la definizione dell’agenda delle attività e i punti della norma che verranno indagati, alla rilevazione mediante check-list appropriate, durante l’effettuazione, delle evidenze oggettive, alla redazione del report delle risultanze e all’elenco delle NC/OSS e relative AC/AP. L’integrazione è attuata con il flusso di gestione delle NC/OSS e delle AC/AP e con il Riesame e con il data base Risorse Umane per quanto riguarda i ruoli, mansioni, titoli di legge e per l’anagrafica.


8.Comunicazione

Consente la gestione targettizzata del processo di comunicazione e informazione verso le parti interessate sia interne sia esterne.


9.Riesame

Identificazione e valutazione indicatori di efficacia ed efficienza dei controlli, quadro di efficacia del sistema di gestione.

Integrazione

 

Flussi Integrati

Il Sistema di Gestione si completa attraverso i flussi procedurali di fianco illustrati. I flussi consentono l’integrazione con altri Sistemi di Gestione. Ad esempio nel flusso di Audit si possono gestire audit Ambiente, Salute e Sicurezza, Qualità, Energia etc.

Flusso Norme e Leggi per la gestione delle prescrizioni legali a cura di responsabili aziendali  

Consente di produrre il quadro normativo, la sistematizzazione delle prescrizioni contenute nei provvedimenti e valutare la conformità legislativa individuando modalità di verifica e controllo e responsabili. Scadenzario normativo con invio delle notifiche di prescrizioni ai responsabili.

Flusso Gestione autorizzazioni 

Consente di gestire l'autorizzazione dall'individuazione, all'assegnazione di responsabilità. Crea il quadro autorizzativo, consente di gestire le relative attività e crea il registro delle autorizzazioni Scadenzario con segnalazione di preavviso e registrazione dell'avvenuto assolvimento con upload della documentazione.

Altri processi

 

Formazione e addestramento

Gestisce dall’individuazione e analisi dei bisogni individuali e collettivi, alla verifica dell’efficacia dell’attività svolta tracciando l’iter sul libretto formativo della risorsa.

Gestione Cambiamenti

Il flusso Gestione Cambiamenti gestisce l’intero processo dalla richiesta di cambiamento, alla pianificazione e gestione delle attività per cambiamento. Consente di gestire Work Flow approvativi e informativi. Vengono gestiti diverse tipologie di documenti sia con upload di documenti esterni, sia come documenti generati dalla Piattaforma.

Gestione Check-List

Consente la creazione della check list master per l’utilizzo ad esempio negli audit, nelle schede di manutenzione, nei controlli operativi.